Die Zukunft der Büroarbeit: Porträt eines Berufs im Umbruch

Der typische Bürojob ist im Wandel, auch in der Schweiz. In Deutschland gibt es längst eine Versicherung, die einige Versicherungsfälle voll digital abwickelt und somit natürlich Sachbearbeiter ersetzt. Wer heute ein junger Mensch ist, der lernt womöglich einen Beruf, den es morgen in dieser Form nicht mehr geben wird. Wer heute einen Beruf lernt oder soeben gelernt hat, der wird dennoch wahrscheinlich an einem Punkt des Berufslebens im Büro enden. Doch wie passt das zusammen?

Die neue Art des Arbeitens wird sich auch auf Berufe auswirken, die bislang keinen grossen Büroanteil hatten. Ein Beispiel lässt sich im Handwerk finden: Der Schreiner arbeitet vermehrt mit computergesteuerten Fräsen – und sitzt für deren Bedienung am Schreibtisch. Der reine Büroarbeiter hingegen wird seine Arbeit künftig verändert oder gar nicht mehr vorfinden. Jetzt ist die Zeit, um sich die Büroarbeit einmal genauer anzusehen, mit Klischees aufzuräumen und die Möglichkeiten des Bürojobs für sich zu überdenken. Dieser Artikel zeigt die neuesten Entwicklungen und Veränderungen gezielt auf.

1. Es wird kein gänzlich digitaler Beruf – fast

Es wird gerne gesagt, dass die Büroarbeit der Digitalisierung zum Opfer fällt. Viele Arbeiten lassen sich tatsächlich wegrationalisieren, doch bedeutet das nicht, dass der Mensch als Arbeiter völlig überflüssig wird. Doch welche Bereiche könnten wirklich der Digitalisierung zum Opfer fallen? Ein Überblick:

• Stammdatenpflege – sie ist in vielen Bereichen des Büros Alltag. Kunden- und Klientendaten müssen eingepflegt, kontrolliert und aktualisiert werden. Mittels digitaler Programme können diese Arbeiten völlig an den Computer übertragen werden.
  
• Wiedervorlagen – sie sind bei Rechtsanwälten, in Steuerkanzleien, aber auch in verkaufenden Betrieben völlig normal. Dabei nehmen sie viel Zeit in Anspruch, da der Mitarbeiter die jeweiligen Wiedervorlagen suchen, kontrollieren, bearbeiten oder auch dem Vorgesetzten vorlegen muss. Teilbereiche dieser Wiedervorlage lassen sich völlig digitalisieren, jedoch gibt es Ausnahmen, sobald Fristen im Spiel sind. Deren Überwachung kann zumindest aufgrund der aktuellen Gesetzgebung nicht digitalisiert werden. Kein Gericht würde im Streitfall zugunsten des Büros urteilen, wenn dieses durch das Versagen eines Computerprogramms eine Frist versäumt.
  
• Buchhaltung – viele Bereiche der Buchhaltung sind perfekt für die Digitalisierung geeignet. Doch auch hier gibt es Ausnahmen, denn Rechnungen, Zollabwicklungen oder Buchungen müssen geprüft werden.

Digitalisiert werden können im Regelfall die sehr simplen und gleichförmigen Vorgänge. Ein gutes Beispiel ist immer die Bestückung eines Onlineshops. Das reine Einpflegen von Produkten und die Pflege der Produktpalette kann automatisch erfolgen. Simple Produktbeschreibungen lassen sich ebenfalls digitalisiert erstellen. Büroarbeiter kommen künftig wohl eher für die wichtigen und komplexen Vorgänge infrage:

• Prüfung – sie beginnt bei der Buchhaltung und äussert sich besonders im Mahnverfahren. Allein anhand der automatisch erfolgten Buchungen kann kein Mahnverfahren angestrebt werden, denn der Mitarbeiter muss händisch prüfen, ob tatsächlich kein Zahlungseingang eines Kunden festzustellen ist. Das ist wieder das Problem mit der Digitalisierung: Das Programm kann nur korrekte Datensätze richtig zuordnen. Ein Buchstabendreher oder eine falsche Kunden- oder Rechnungsnummer auf dem Zahlungsformular führt schon dazu, dass der Computer die Zahlung als säumig einstuft. Ein Mahnverfahren wäre nun fatal.
  
• Verbesserung – Büromitarbeiter werden künftig auch diejenigen sein, die die Automatisierung verbessern. Sie sind diejenigen, die vor Ort arbeiten und Verbesserungen anstossen können. Ein Büroarbeiter wird somit zum Software-Architekten.
  
• Kernkompetenz – ein Grossteil der Büroarbeit hängt nicht mit dem eigentlich gelernten Beruf zusammen. Durch die Automatisierung können sich Arbeitnehmer wieder auf ihre eigentlichen Kompetenzen besinnen. Es bleibt mehr Zeit für Kundengespräche und Beratungen, aber auch für die Entwicklung neuer Produkte oder Ideen.

Sobald Behörden im Spiel sind, ist wenigstens die ordentliche Nachbearbeitung durch einen Büromitarbeiter absolut notwendig. Weder würden die Steuerbehörden fehlerhafte Computerbuchungen akzeptieren, noch würden Gerichte im Sinne des Büros urteilen. Der Mensch muss weiterhin die Kontrollfunktion ausüben. Dazu benötigt er zudem auch weiterhin Büromaterialien, die quasi als Evergreens auch die Digitalisierung grösstenteils überstehen werden. Neben Schreibtisch und gutem Bürostuhl gehören dazu auch Materialien zur Verarbeitung von Papier – denn auf absehbare Zeit wird dieses nicht komplett aus den Büros verschwinden.

2. Es wird ein Beruf mit veränderten und neu hinzukommenden Schwerpunkten

Teilweise lässt es sich heute schon sehen. Die Büroarbeit verändert sich generell und Mitarbeiter übernehmen Aufgaben, die einst nicht für sie gedacht waren. Dafür fallen gleichförmige Arbeiten weg und müssen nur noch kontrolliert werden. Aber was bedeutet die Büroarbeit von morgen?

• Neue Schwerpunkte – mit der Digitalisierung kommen auf den einzelnen Mitarbeiter neue Schwerpunkte hinzu. Ein simples Beispiel ist die Cloudarbeit mitsamt den Möglichkeiten, die das Internet und mobile Arbeiten bietet. Längst werden Akten und Vorgänge geteilt und gemeinsam bearbeitet. Dies wird sich künftig noch verstärken.

• Marketing – mit der Automatisierung wird jeder Mitarbeiter im Büro eine Rolle im Marketing einnehmen. Viele grosse Firmen haben bereits jetzt Social-Media-Profile für ihre einzelnen Mitarbeiter, die darüber Fragen beantworten, aber auch aktiv am Firmenmarketing teilhaben.
   
• Beratung – im Laufe der Zeit hat sich das Sprichwort »Der Kunde ist König« gewandelt. Oft fiel es der Arbeitsbelastung zum Opfer. Werden aber gleichförmige und zeitintensive Arbeiten automatisiert, so kann der Mitarbeiter wieder Zeit für die Beratung eines Kunden aufwenden.
  
• IT – künftig wird jeder Mitarbeiter relativ sicher in der IT sein müssen. Das erklärt sich schon daraus, dass das Arbeiten aus dem Home-Office oder von unterwegs immer wichtiger wird. Die Büroarbeit umfasst bald das Wissen um den Aufbau des Systems und die Möglichkeiten zur Fehlerbehebung. Gleichfalls werden Mitarbeiter an den Verbesserungen der unternehmenseigenen Systeme und Programme mitarbeiten.

Ein grosser Schwerpunkt wird allerdings die Zusammenarbeit mit der KI sein. Die Zusammenarbeit wird immer weiter vorangetrieben und zeigt sich schon bei Versicherungen in der Schadensprüfung: Die KI führt eine Vorprüfung durch, bevor überhaupt die Mitarbeiter einen Schadensfall zugespielt bekommen. Aktuell gibt es etliche Versuchsreihen, in denen eine KI anhand von Textmaterial so viel lernt, dass sie Material auswerten und Unternehmen hinsichtlich der weiteren Vorgehensweise beraten kann. Auch an den künftigen Versuchsreihen werden Mitarbeiter beteiligt sein, da sie die KI unterstützen müssen, die richtigen Schlüsse zu lernen.

3. Die Arbeit selbst wird zunehmend hybrider

Das hybride Arbeiten ist ein fester Bestandteil der Zukunft. Viele Arbeitnehmer planen künftig, wenigstens Einzeltage in der Woche von zu Hause – oder einem Ort ihrer Wahl aus – zu arbeiten, auch Unternehmen planen das Homeoffice fest mit ein. Der Betrieb als Büroarbeitsort wird sich mit der Zeit deutlich wandeln:

• Flächen – wenn nur ein Teil der Mitarbeiter im Betrieb selbst arbeitet, sind grosse Büroraumflächen nicht mehr notwendig. Betriebe können nun einerseits an Fläche sparen, sie können aber auch die moderne Gestaltung auf eine neue Ebene hieven.
  
• Grossraumbüros – das einst als modern bezeichnete Bürokonzept wird an Gewichtung verlieren, teilweise wird es wohl ganz verschwinden. Solche Konzepte stehen der modernen Entwicklung entgegen. Der Mensch steht wieder im Mittelpunkt und dazu zählt, den Aufenthalt im Büro so angenehm zu gestalten, wie nur möglich.
  
• Atmosphärische Gestaltung – jeder kennt die Beispiele junger und dynamischer Unternehmen, deren Büroflächen von vielen Grünpflanzen, gemütlichen Sitzecken, Tischkickern oder auch Fitnessgeräten unterbrochen werden. Diese Beispiele stellen bereits den modernen und neuen Arbeitsalltag da, der auch im Unternehmen selbst hybrid angegangen wird. Es kommt nicht mehr darauf an, am Schreibtisch zu arbeiten, die Arbeit darf künftig überall bewältigt werden.

Drei Aspekte stehen künftig besonders im Mittelpunkt. Das Büro dient mit dem sozialen Austausch, für den Loungebereiche, Küchen oder auch Freisitze gedacht sind. Für alle Standardarbeiten kann der Sitzplatz frei gewählt werden, was sich natürlich auch auf das Homeoffice bezieht. Im Betrieb benötigen Mitarbeiter jedoch auch Meetingräume oder Räumlichkeiten, in denen sie gemeinsam kreativ werden können. Für anspruchsvolle Aufgaben, die Konzentration erfordern, sind kleinere Räume für wenige Mitarbeiter oder Silent Rooms, also Einzelzimmer gedacht.

4. Du wirst nicht nur Homeoffice machen können – aber viel

Selbst in der Zukunft ist das Arbeiten im reinen Homeoffice wohl nur wenigen möglich. Dies hat betriebliche Gründe, aber auch persönliche. Denn wird in der Nachbarwohnung renoviert, so ist an ein ruhiges Arbeiten kaum zu denken. Ein Mitarbeiter benötigt also einen Rückzugsort vom Homeoffice.

Grundsätzlich gibt es bezüglich des Homeoffices verschiedene Ansatzpunkte. Ein Grossteil der Arbeitgeber will Mitarbeitern wenigstens ein oder zwei Wochentage im Homeoffice erlauben. Andere gehen weiter und lassen den Mitarbeiter recht frei entscheiden. Auch viele Mitarbeiter sehen es aktuell so. Dennoch kommt es immer wieder vor, dass Tage im Büro anstehen:

• Kreative Meetings – je nach Tätigkeit muss sich eine Gruppe im Büro einfinden und dort Brainstorming betreiben. So gut, wie sich einzelne Aspekte via Videokonferenz absprechen lassen, so schlecht funktioniert dies bei einer völlig neuen Aufgaben- oder Produktplanung.
  
• Projektbesprechung – spezielle Besprechungen, gerade die Vorstellung des fertigen Projekts, wird weiterhin in Person stattfinden.
  
• Umsetzung – auch Bereiche der Produktentwicklung oder der Forschung gehören zur Büroarbeit. Für die Umsetzung eines neuen Produkts ist es jedoch notwendig, das Homeoffice zu verlassen und den Betrieb aufzusuchen. Ein Beispiel hierfür wäre der erste Testlauf oder die Fertigung eines Produkts über den 3D-Drucker. Die Tätigkeit kann fast nur im Betrieb erfolgen.

Ein Kernaspekt der künftigen Büroarbeit ist, den eigenen Standort der Aufgabe nach entsprechend zu wählen. Wer Berechnungen durchführt, der kann diese im Homeoffice erledigen. Werden die Berechnungen schliesslich in die Tat umgesetzt, so erfolgt dies im Büro.

5. Die Anforderungen an Qualifikationen werden sich schneller und stärker wandeln

Der Mensch lernt nie aus. Dieser Spruch ist alt, doch offenbart er jetzt erst seine Wahrheit. Jeder kennt den technischen Fortschritt und weiss, dass eigentlich nichts so alt ist, wie die Zukunft von gestern. Büromitarbeiter werden somit gefordert, denn sie müssen nicht nur mit dem Stand der Dinge zurechtkommen, sondern auch die Anforderungen von morgen bewältigen können. Allerdings ist davon auszugehen, dass das Lernen allgemein neue Facetten erhält:

• Realitätsnah – waren Qualifikationen bislang fest an Schulungen, Lehrgänge und Weiterbildung gebunden, so dürfte sich das aufgrund der Schnelligkeit verändern. Das Lernen im Alltag wird ein zentraler Punkt sein.
  
• Nachweise – lange hiess es, dass eine Qualifikation ohne Nachweis wertlos sei. Ein Büroangestellter konnte sich in der Freizeit bis ins letzte Detail in Fotobearbeitungsprogramme eingearbeitet haben, doch ohne ein entsprechendes Zertifikat liess sich diese Fähigkeit nicht beruflich nutzen. Aufgrund der Vielzahl neuer Programme, Systeme und Möglichkeiten wird das Selbstlernen in Zukunft im Mittelpunkt stehen. Zertifikate werden durch den tatsächlichen Nachweis ersetzt. Dies gilt natürlich nicht in allen Bereichen.
  
• Flexibel – Mitarbeiter müssen flexibel sein, um im Büro bestehen zu können. Neue Softwares, neue Regelungen, neue ›Onlinehypes‹ gilt es, möglichst schnell zu erlernen und einzusetzen.

Obwohl einige Anforderungen schwierig klingen, spielt die Technik jedem wieder in die Hände. Zum einen sind sich Softwares und Betriebssysteme im Kern mittlerweile so ähnlich, dass auch ein vollständiger Wechsel des Systems wenig kompliziert ist. Zum anderen kommen wir im Privatleben so viel mit verschiedenen Systemen und Softwares in Berührung, dass sich ein Selbstverständnis eingestellt hat. Wer einmal von iOS auf Android oder zurück gewechselt hat, der weiss, dass zwar die ersten Minuten ungewohnt sind, doch das eigene Grundwissen unterstützt dabei, auch das neue System im Nu zu begreifen.

6. Flexibilität wird viel stärker werden

Ein Fixpunkt vieler heutiger Arbeitsverträge ist die ausgemachte Arbeitszeit, gepaart mit den festen Zeiten, zu denen die Arbeit stattfindet. Diese »9 to 5-Jobs« verlieren allerdings an Gewichtung, denn die Arbeit wird vermehrt so gestaltet werden, dass sie ins eigene Leben integriert werden kann. Es gilt:

• Integration – abseits von Kernarbeitszeiten, die oft in Betrieben unumgänglich sind, werden viele Arbeitsstunden frei auf den Tag verteilt. Es ist sehr gut vorstellbar, dass ein Mitarbeiter künftig frei wählen kann, zu welcher Zeit er für Kunden und Besprechungen erreichbar ist. Diese Zeiten werden nicht nur intern weitergeben, sondern auch den Kunden mitgeteilt. Wer also seine Kundengespräche gerne zwischen 11 und 13 Uhr führen möchte, der wählt diese Zeiten aus. Der restliche Arbeitstag wird frei gestaltet.
  
• Wochenstunden – es wird immer wieder überlegt, ob es sich lohnt, die Wochenarbeitsstunden zu reduzieren. In den skandinavischen Ländern ist das bereits der Fall, teils wurden die Arbeitsstunden auf 30 Stunden reduziert – zu normalem Gehalt. Künftig dürfte die Fokussierung auf Wochengesamtstunden teilweise wegfallen und stattdessen die Arbeitsleistung in den Mittelpunkt gestellt werden. Schon während der aktuellen Krise wurde festgestellt, dass viele Mitarbeiter im Homeoffice zu selbst gewählten Zeiten zwar insgesamt kürzer arbeiteten, doch zugleich deutlich produktiver waren.
  
• Flexible Einstellung – auch Mitarbeiter werden flexibel sein müssen. Wenn sich die Betriebszeiten an das Leben und an die Kunden anpasst, so müssen Mitarbeiter diese Ansprüche erfüllen. Gerade bei international agierenden Unternehmen ist die Flexibilität auch im Homeoffice gefordert.

Die Work-Life-Balance wird immer mehr zum Tragen kommen. Gerade für Eltern ist das ein wichtiger Aspekt, denn sind die Arbeitstage weniger strikt nach der Uhr geregelt, so können Kinder neben der Arbeit betreut werden.

7. Internationalität wird noch grössere Bedeutung erlangen

Es gibt auch in der Schweiz nur noch wenige Betriebe, die nicht doch international agieren. Sicherlich wird die Bäckerei vor Ort höchstens Rohstoffe international einkaufen, doch der Verkauf findet vor Ort statt. Bei anderen Betrieben gilt jedoch:

• Weltweit – schliesst ein Onlineshop keine Geschäfte im Ausland aus, so ist auch der kleinste Händler international unterwegs. Bei Rückfragen aus dem Ausland muss somit auch der Zeitunterschied beachtet werden.
  
• Projekte – häufig arbeiten verschiedene Unternehmen oder auch Niederlassungen an einem gemeinsamen Projekt. Gerade in der Forschung gehört dies heute schon zur Normalität, um Kompetenzen zu vereinen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Über das Internet werden diese Projekte leicht geregelt und bearbeitet.
  
• Anforderung – die Internationalität stellt neue Anforderungen an Mitarbeiter. Sie müssen auf Gesprächspartner auf der ganzen Welt eingehen, was natürlich auch die jeweilige Etikette beinhaltet. Zudem werden Fremdsprachen immer wichtiger. In diesem Punkt ist allerdings mitunter schon technische Hilfe vorhanden, denn einige Unternehmen arbeiten längst an einem noch besseren Telefon-Dolmetscher, der die Stimme des Gesprächspartners automatisch via KI übersetzt.

Die Internationalität schliesst jedoch nicht allein die Zusammenarbeit ein, sondern auch die Kundenbeziehungen. Social Media ist nun schon sehr wichtig, in der Zukunft werden die dortigen Möglichkeiten noch weiter in den Alltag mit einfliessen. Büromitarbeiter müssen somit auch in den sozialen Netzwerken international unterwegs sein und die Betreuung von Followern übernehmen.

Fazit – ein spannendes Morgen

Der Büroalltag dürfte in der Zukunft kein klassischer Alltag mehr sein, denn er fügt sich nahtlos ins Leben ein und wird teils frei gewählt. Natürlich gilt das nicht für alle Tätigkeiten, da einige weiterhin absolute Präsenzzeit erfordern. Ein Richter wird seine Arbeitszeiten nicht frei wählen können, denn die Prozesse finden zu festen Zeiten statt. Allerdings kann auch er die Vor- und Nachbearbeitung mitunter zu Hause durchführen. Besonders markant dürften die neuen Bürotage im Büro selbst sein, denn die bisherige Arbeitsplatzgestaltung wird zunehmend gelockert und deutlich verändert. Es arbeitet nicht nur der, der am Schreibtisch sitzt, sondern auch der, der in der Lounge sitzt oder am Tischkicker Brainstorming betreibt. Wenn auch die Zukunft ständig im Wandel ist, so ist klar, dass das Homeoffice vielerorts den zentralen Punkt des Arbeitslebens einnehmen kann.

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