Oftmals wollen wir an einem Tag möglichst viel erledigen oder am besten gleich die ganze To-Do-Liste abarbeiten – doch am Ende des Tages scheint die Liste nur noch länger geworden zu sein. Wir geben dir Tipps, wie du deine Produktivität und Effizienz bei der Arbeit im Büro steigern kannst und dein Zeitmanagement optimieren kannst.
Was bedeutet «effizient arbeiten»?
Effizientes Arbeiten zeichnet sich dadurch aus, dass ein Ziel mit einem möglichst geringen Aufwand erreicht wird oder dass mit einem bestimmten Einsatz, ein möglichst grosser Ertrag erreicht wird. Oft sieht es an einem typischen Arbeitstag allerdings so aus, dass wir möglichst viele Dinge abarbeiten wollen aber dabei nicht produktiv sind. Deshalb ist es wichtig, eine organisierte und strukturierte Arbeitsweise zu haben. Mit unseren Tipps wirst du unnötige Zeitfresser vermeiden können.
1. Checkliste erstellen
Eine To-Do Liste kann sehr hilfreich sein, um deine Aufgaben im Überblick zu behalten und nichts zu vergessen. Eine effiziente Methode dabei ist, die Aufgaben nach dem ABC-Prinzip zu kategorisieren: A-Aufgaben sind wichtig und müssen als erstes erledigst werden, B-Aufgaben müssen nicht sofort erledigt werden und können allenfalls auch an jemand anderen abgegeben werden, C-Aufgaben haben die kleinste Priorität und müssen nicht in absehbarer Zeit erledigt werden. Eine strukturiere To-Do-Liste hilft dir dabei, deine Arbeitseffizienz gezielt zu steigern.
2. Monotasking und nicht Multitasking
Monotasking bezeichnet das Gegenteil vom Multitasking, sprich es wird nur eine Aufgabe aufs Mal erledigt und man widmet sich bewusst nur einem Task. Erst wenn dieser erledigt ist, widmest du dich der nächsten Aufgabe. Durch das Monotasking wird die Leistungsfähigkeit sowie die Effizienz gesteigert und die Fehlerquote ist deutlicher tiefer, als beim Multitasking.
3. Bewusst Pausen einbauen
Durch die vielen Tasks und die Arbeit, die sich auf dem Schreibtisch häuft, kommt es häufig vor, dass wir Pausen vernachlässigen oder sogar ganz weglassen. Diverse Studien haben jedoch gezeigt, dass das menschliche Gehirn am effizientesten arbeitet, wenn nach 1.5 Stunden Arbeit eine feste Pausen eingelegt wird. Aus diesem Grund solltest du deine Pausen fest einplanen und einhalten. Im Idealfall sollten die Pausen fünf bis zehn Minuten dauern. So kann sich dein Gehirn erholen und du kannst danach produktiver und effizienter arbeiteten.
4. E-Mails warten lassen
Wir alle kennen es: Wir sind konzentriert an einer Aufgabe dran, plötzlich kommt eine E-Mail rein und wir haben sofort den Drang, diese lesen zu müssen. Dieser Automatismus kann uns viel Zeit kosten, da wir oft denken, dass eine E-Mail schnell bearbeitet ist. Doch das Gegenteil ist der Fall: Durch die ständigen Unterbrechungen und Ablenkungen wird unsere Konzentrationsfähigkeit und Produktivität gestört. Versuche deshalb, deine E-Mails zu festen Zeiten zu beantworten um so keine Zeit zu verlieren.
5. Deutlich kommunizieren
In jeder Branche und in jedem Beruf müssen wir mit anderen Menschen zusammenarbeiten, was eine gute und deutliche Kommunikation erfordert – doch das ist leichter gesagt als getan. Oftmals entstehen durch mangelhafte Kommunikation Missverständnisse, welche uns wiederum viel Zeit kosten und die Produktivität und Arbeitseffizienz senken. Es wichtig, von Anfang an klar und deutlich zu klären, welches die nächsten Schritte sind und was die Prioritäten sind.
6. Meetings effizient gestalten
Oft haben wir das Gefühl, dass wir nach einem langen und wichtigen Meeting nichts wertvolles mitgenommen haben. Damit bei den Meetings nicht unnötig Zeit verschwendet wird, sollte zu Beginn geklärt werden, was das Ziel dieses Meetings ist und welchen Nutzen dieses hat. Wenn dir nicht klar ist, ob ein Meeting wirklich ein Ziel bzw. Nutzen für dich hat, dann ist es voraussichtlich auch unwichtig und du solltest das Meeting lieber absagen. So kannst du deine Zeit für wichtige Aufgaben nutzen.
Mit diesen Tipps hast du die Möglichkeiten, die Effektivität in deinem Arbeitsalltag zu steigern und als Ergebnis wirst du zufriedener und motivierter in deinem Job sein.
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