Wochenplanung: Zeit effektiver nutzen

Die Woche hat gerade erst begonnen und schon hast du das Gefühl, dass du zu viel zu tun hast und nicht alles auf die Reihe bekommst? Dabei ist eine gute Organisation und Planung deiner Zeit das A&O.

Wer kennt es nicht? Arzttermine, Projektabgaben und Freizeit-Veranstaltungen – manchmal wachsen einem die Aufgaben des Lebens einfach über den Kopf. Hierbei passiert es schnell, dass einige Dingen in der Arbeitswoche verloren und untergehen. Was dir wiederrum mehr Stress und Anspannung bereitet, somit ein ständiger Teufelskreis. In diesem Beitrag erklären wir dir, warum eine gute Wochenplanung nicht nur für deine mentale Gesundheit wichtig ist, sondern auch die Effizienz deiner Zeit und Produktivität steigert.

Stress reduzieren und entspannter arbeiten

Viele empfinden eine Wochenplanung als mühsam oder gar überflüssig: «Da geht ja quasi noch mehr Zeit verloren, die ich gar nicht habe!» Natürlich muss man für diese Planung etwas seiner Zeit investieren. Doch genau diese Investition wird dir am Ende sehr viel mehr Zeit und vor allem Ruhe und Entspannung bieten. Wer sich nämlich tagtäglich von einer Aufgabe zur nächsten hetzt wird schnell merken, dass er oder sie am Ende der Woche nicht einmal alle Verpflichtungen abhaken konnte und trotzdem extrem ausgelaugt ist.

Wer jedoch auf eine gute Wochenplanung setzt, freut sich nicht nur über eine entspanntere und ausgelassenere Arbeitszeit, sondern auch oft über mehr Freizeit als normalerweise. Zudem kann unser Gehirn sehr viel leistungsfähiger arbeiten, wenn wir uns unseres gesamten Aufgabenfelds bewusst sind und nicht ständig dieses beklemmende Gefühl im Hinterkopf haben, dass wir doch noch irgendwas vergessen haben müssen. Im Folgenden findest du ein paar Tipps und Tricks, wie du deine Aufgaben und Termine in Zukunft besser unter einen Hut bekommst.

Kleine Schritte vor der Wochenplanung

Zuerst solltest du dir einen Tag aussuchen, an dem du dir deine Wochenplanung vornimmst. Beispielsweise immer am Freitag oder Montag – setze dir dort selbst einen Termin und nimm dir vor, dich zu dieser Zeit wirklich nur auf die Aufgaben der nächsten Woche zu konzentrieren. Du wirst sehen, diese Zeitblöcke werden eine Art «Me-Time» für dich sein, da es sehr beruhigend auf unsere Anspannung wirkt und einen besseren Überblick schafft.

Zudem ist es von Vorteil, ein passendes Tool für deine Wochenplanung auszuwählen. Viele arbeiten nur mit ihrem Kalender im Smartphone. Es gibt jedoch noch viele weitere Möglichkeiten, wie eine Erinnerungsapp (die oft schon im Smartphone integriert ist). Ausserdem wird beispielsweise die App Notion von vielen für die Tagesplanung genutzt, da sie sich gut dafür eignet, deine Wochen und Monate zu planen, Notizen zu hinterlegen und Timelines zu setzen. Weitere Zeit-Management-Tools sind zu dem Excel, Outlook, Trello oder OneNote. Welches ist das Richtige für dich?

Prioritäten setzen

Ein wichtiger Punkt in der Wochenplanung dreht sich um das Thema Prioritäten. Bei deiner Wochenplanung solltest du mit deinen wichtigsten Terminen starten, welche nicht ver- oder aufgeschoben werden können. Diese im Kalender rot zu markieren und mehrere Erinnerungen für die Termine zu setzen, kann sehr hilfreich sein. Danach kannst du mit Terminen oder Aufgaben weitermachen, die weniger relevant oder dringend sind. Eine andere Variante wäre, mit einer Checkliste zu arbeiten. Damit hast du eine gute Übersicht über Aufgaben, die schon abgehakt sind oder noch erledigt werden müssen.

Dazu gehört natürlich auch, dass du selbst entscheiden musst, ob dir beispielsweise Sporteinheiten wichtiger sind als das Abendessen mit deinem besten Freund oder deiner besten Freundin. Setze dir bei deiner Wochenplanung unbedingt auch kleinere Ziele, die nicht dringend diese Woche erledigt werden müssen. Wenn du am Ende der Woche noch etwas geschafft hast, von dem du eigentlich gar nicht ausgegangen bist, wird dir das einen zusätzlichen Motivationsschub geben!

Prokrastination vermeiden

So gut wie jede Woche haben wir auch Erledigungen auf unserer To-Do-Liste, die uns nicht so viel Freude bereiten. Diese sind bekannt dafür, gerne aufgeschoben zu werden. Doch eigentlich weisst du genau, dass du vor diesen Aufgaben nicht ewig davonlaufen kannst. Sie lasten allerdings die ganze Zeit über auf deinen Schultern und bereiten dir Kopfschmerzen. Um dies zu verhindern, kann es helfen, sich die schwierigen Aufgaben so früh wie möglich in der Woche oder am Tag vorzunehmen. Ganz nach dem Motto: «Augen zu und durch!». Wenn die grösste Belastung bereits früh abgehakt ist, fällt es gleich umso leichter, den übrigen Verpflichtungen nachzugehen.

Zeitpuffer miteinplanen

Eine Schwierigkeit in der Wochenplanung besteht darin, die Zeit, die für bestimmte Aufgaben benötigt wird, richtig einzuschätzen. Manchmal weiss man nämlich gar nicht so genau, wie lange man schlussendlich brauchen wird, um die letzte Vorlesung oder Kursstunde zu wiederholen. Und wie lange der nächste Termin mit einem Kunden dauern wird, ist ebenso jedes Mal sehr unterschiedlich.

Um nicht aus der Balance und deiner Struktur zu kommen, ist es wichtig, genug Zeitpuffer miteinzuplanen. Wenn du dir nicht sicher bist, plane lieber etwas mehr Zeit ein. Im schlimmsten Fall hast du am Ende Zeit, um eine weitere Kleinigkeit zu erledigen – oder du gönnst dir eine kleine Kaffeepause für zwischendurch. In jedem Fall ist Schwachsinn, seine Zeit zu 100% zu verplanen. Denn leider läuft am Ende des Tages dann oft doch nicht alles genau so, wie man es sich vorgestellt hat. Lass also ab und an auch mal eine Lücke im Kalender.

Pausen und Belohnungen miteinplanen

Dies führt uns zu unserem letzten Tipp für eine erfolgreiche Wochenplanung: Pausen und Freizeit bewusst miteinzuplanen. Wenn du am Ende der Woche alle Aufgaben erledigt haben, aber auch entspannt sein möchtest, sind Pausen und Freizeitaktivitäten ein wichtiger Punkt. Dazu gehören natürlich gemeinsame Aktivitäten mit Freunden und Familie. Doch auch ein bisschen Zeit ganz für dich alleine ist sehr notwendig. Du brauchst diese Zeit, um deine Gedanken zu sortieren, Erlebnisse gut zu verarbeiten, – und natürlich um deine Woche zu planen. Ausserdem kommen kleine Belohnungen nach anstrengenden Aufgaben wie gerufen: Belohne dich mit etwas, was dir wirklich Spass macht. Dies wird dich anspornen, deine Aufgaben schneller zu erledigen und nicht aufzuschieben.