Sicherlich hast du dich schon einmal gefragt, wie du dir deinen Arbeitsalltag im Büro ein wenig erleichtern kannst. Dabei kann die Organisation eine zentrale Rolle spielen. Um diese umzusetzen, solltest du tagtäglich verschiedene Faktoren berücksichtigen und detailgenau planen. Wir zeigen dir, worauf du achten musst.
To-do-Listen
Ein wichtiger Faktor für deine Organisation im Büro kann das Erstellen von To-do-Listen sein. Sie liefern dir die Möglichkeit, deine Aufgaben Stück für Stück abzuarbeiten und Chaos zu vermeiden. Beim Erstellen einer solchen Liste solltest du verschiedene Kriterien beachten. Dazu zählen unter anderem:
- Vollständigkeit
- Priorisierungen
- Vermeidung einer Überladung
Natürlich sollte deine Liste vollständig sein und alle wichtigen Aufgaben für den Tag oder die Woche beinhalten. Dafür ist es wichtig, dass du sie in Ruhe anfertigst und dir dabei, wenn möglich, etwas Zeit lässt. Wenn du das Schreiben deiner To-do-Liste überstürzt angehst und etwas vergisst, verliert sie ihren positiven Effekt, da in einer solchen Situation das Chaos, was sie vermeiden soll, entsteht.
Zusätzlich solltest du Priorisierungen vornehmen. Mit Sicherheit wird es in deinem Arbeitsalltag Aufgaben geben, die wichtiger und dringlicher sind als andere. Diese kannst du auf deiner Liste gesondert niederschreiben oder markieren, damit du sie zuerst erledigst.
Des Weiteren solltest du vermeiden, die To-do-Liste zu sehr zu überladen. In diesem Fall würdest du den Überblick verlieren und durch die Vielzahl der Punkte Stress erzeugen, der vermeidbar ist.
Daher kann es sinnvoll sein, deine To-do-Liste zunächst für einen kürzeren Zeitraum, also zum Beispiel für einen Tag anzufertigen. Durch den geringen Umfang hast du jederzeit mit einem Blick alles Wichtige vor dir.
Im ersten Moment kann das Erstellen einer guten To-do-Liste womöglich etwas aufwendig sein und dir Mühen abverlangen. Mit der Zeit jedoch wird sich dieser Vorgang automatisieren. Wichtig ist, dass du die Liste regelmässig neu erstellst oder aktualisierst, denn nur so kannst du dauerhaft von den positiven Effekten profitieren.
Zeitmanagement
Deine To-do-Listen bieten dir eine wichtige Basis für ein weiteres bedeutendes Element deiner Alltagsorganisation im Job: das Zeitmanagement. Gerade die Priorisierungen können dir hierbei eine grosse Hilfe sein.
Des Weiteren kannst du deine To-do-Liste in einen kleinen Zeitplan erweitern. Dies ist umsetzbar, indem du nicht nur notierst, was zu tun ist, sondern hierfür zusätzlich gewisse Zeiten einplanst.
Ausserdem kann es für ein gelungenes Zeitmanagement sinnvoll sein, dir klare Ziele zu setzen und gleichzeitig grössere Aufgaben in kleinere Schritte zu unterteilen. So wird deine Zeitplanung konkret und übersichtlich.
Allerdings solltest du den Zeitplan nicht zu strikt gestalten. Plane dir lieber mehr Zeit für die einzelnen Aufgaben ein. So vermeidest du, dass dein Plan unrealistisch wird und dir selbst zu viel Druck aufbaust.
Zudem sind gewisse Puffer sinnvoll. Diese vermeiden ebenfalls Druck, gerade wenn die Dinge einmal nicht so laufen, wie du es geplant hattest. Um über einen längeren Zeitraum den Überblick zu behalten und für verschiedene Aufgaben stets vorbereitet zu sein, kannst du dir einen Kalender anlegen, in welchen du wichtige Termine und Deadlines einträgst.
Vereinfachung der Organisation durch inhaltliches Know-how
Des Weiteren kann dein Know-how bezüglich der Inhalte deiner Arbeit bei der Organisation des Alltags eine entscheidende Rolle spielen.
Inhaltliches Know-how erleichtert die Strukturierung
Grundsätzlich gilt: Je besser du die einzelnen Arbeitsschritte umsetzen kannst und über sie Bescheid weisst, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass dir auch ihre Organisation relativ leichtfällt. Daher kann es für deine Alltagsorganisation sinnvoll sein, dein Know-how zu verbessern.
So vermeidest du gleichzeitig, dass deine Struktur durch überraschende Situationen wie das Nachbessern von Fehlern oder einen grösseren Zeitaufwand für einen Arbeitsschritt, als du ihn eigentlich angedacht hattest, umgeworfen wird.
Besonders im Rahmen einer Einarbeitung solltest du darauf achten, möglichst von Beginn an tiefgehendes Detailwissen zu erlangen. So kannst du gleichzeitig relativ schnell eine gute Organisationsstruktur aufbauen, die sich mit der Zeit automatisiert.
Bedeutung von Details
Dabei können kleine Details der Arbeitsschritte eine Rolle spielen. Durch umfangreiches Wissen sparst du dir Aufwand und Zeit, was dir wiederum Einiges an Flexibilität in deiner Organisation ermöglicht.
Ein gutes Beispiel hierfür liefert der Umgang mit PDF-Dateien. Alternativ zum aufwendigen Ausdrucken, handschriftlichen ausfüllen und Einscannen gibt es verschiedene Möglichkeiten, sie auf einfachem Wege virtuell zu bearbeiten.
Dies ist unter anderem mit dem Adobe Reader umsetzbar. Zusätzlich kann das Ergebnis daraufhin mit wenigen Handgriffen per E-Mail versendet werden. Anhand dieser Optionen zeigt sich, dass sich die Beschäftigung mit solchen Vorteilen und Details verschiedener virtueller Tools, die für die Arbeit notwendig sind, in Form einer höheren Effektivität auszahlen kann.
Gleiches gilt natürlich für viele andere Programme, die im Büro benötigt werden. Je mehr Details du kennst, desto unwahrscheinlicher ist es, dass deine Organisationsstruktur unter einer überraschenden oder vorhersehbaren Verzögerung leidet.
Umgang mit nicht eingeplanten Situationen
Selbst bei der besten Organisation und einer umfassenden, vorausschauenden Planung kommt es hier und da vor, dass unvorhersehbare Ereignisse passieren. Dazu können unter anderem gehören:
- ein überraschender Auftrag, der umgehend erledigt werden muss
- Krankheit oder Verletzung deines Kindes
In solchen Situationen ist eine hohe Flexibilität deinerseits gefragt. Die bereits angesprochene To-do-Liste solltest du, sofern die Zeit dafür besteht, schnell überarbeiten und die Prioritäten verändern. Die neue und klare Struktur, die du aus der Situation heraus gestaltest, kann in diesen Momenten vermeiden, dass du unter Stress gerätst.
Überraschende Aufträge oder Aufgaben, die plötzlich eine hohe Bedeutung haben, kommen im Arbeitsleben je nach Job häufiger vor. Dementsprechend kannst du diese Situationen trainieren und mit jedem Mal besser meistern.
Zusätzlich hast du die Möglichkeit, dir für solche Momente, die zwar nicht vorhersehbar sind, aber durchaus öfter vorkommen, frühzeitig Strategien zurechtzulegen. Diese kannst du dann nach einigen Versuchen automatisiert anwenden und dir somit deine Organisation ebenfalls deutlich erleichtern.
Ordnung
Neben der Strukturierung der Abläufe und einem entsprechenden Überblick ist zudem die Ordnung in deinem Büro ein hochgradig wichtiger Teil deiner alltäglichen Arbeitsorganisation. Hierbei können gewisse Grundsätze zur Anwendung kommen, relevant ist jedoch ebenfalls, dass du dich ganz individuell zurechtfindest.
In jedem Falle solltest du darauf achten, die Ordnung in verschiedenen Bereichen deines Büros umzusetzen und aufrechtzuerhalten. Dazu zählen vor allem:
- dein Schreibtisch
- Schränke und Ablagen
- dein PC
Schreibtisch, Ablagen, Schränke
Bei deiner Büroarbeit ist dein Schreibtisch sicherlich der Ort, an dem du die meiste Zeit verbringst. Daher solltest du darauf achten, diesen ordentlich zu halten. So kannst du effektiver Arbeiten und gleichzeitig ein positiveres Grundgefühl erzeugen, da Unordnung für die mentale Ausgeglichenheit grundsätzlich belastend sein kann.
Gleiches gilt für den Rest deines Büros. Platziere Ordner und andere Arbeitsmaterialien so, dass du sie schnell und einfach findest. Auch innerhalb der Ordner solltest du für eine gute Struktur sorgen, um ohne grossen Zeitaufwand Zugang zu den nötigen Informationen bekommen zu können.
Virtuelle Ordnung
Zudem solltest du auf dem PC eine gute Ordnung halten. Viele Arbeitsschritte finden heutzutage virtuell statt. Je nach Job kann es fast wichtiger sein, dich in deinem Computer zurechtzufinden, als in den Ordnern und in den Schränken deines Büros.
Gestalte dir für die Planung einer virtuellen Ordnung eine sinnvolle Struktur, mithilfe derer du schnellen Zugriff auf alle notwendigen Ordner, Dateien und Programme hast. Bei deiner Sortierung solltest du je nach Tätigkeitsbereich deiner Firma zudem in einigen Fällen weitere Aspekte beachten.
Hierzu gehört zum Beispiel der Datenschutz, für den es in der Schweiz bestimmte Gesetze gibt, die immer wieder überarbeitet werden. Wenn deine Firma in EU-Ländern agiert oder EU-Bürger als Kunden oder Partner hat, kann die DSGVO, über deren Effektivität es unterschiedliche Ansichten gibt, von Bedeutung sein.
Fazit
Alles in allem solltest du für eine gelungene Organisation deines Arbeitsalltags möglichst vorausschauend und übersichtlich planen sowie dies schriftlich festhalten. Ein gut sortiertes und aufgeräumtes Büro ist ebenfalls eine grosse Hilfe. Schlussendlich kannst du deine Planungen durch umfangreiches Know-how in deinem Arbeitsbereich um einiges erleichtern.
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